Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

gx-systems
Inhaber: Danny Schmiedel
Pfaffenweg 16
04319 Leipzig
Telefon: +49 162 3062031
E-Mail: admin@keellog.app

Vollständige Anbieterangaben im Impressum.

2. Welche Daten wir erheben

Wir erheben und speichern folgende personenbezogene Daten:

• Registrierungsdaten: Name, E-Mail-Adresse, verschlüsseltes Passwort
• Nutzungsdaten: Logbucheinträge, Wartungsdaten, Todos, Inventar und Dokumente, die du selbst eingibst
• Kommentare an Aufgaben: Schreibst du einen Kommentar an eine Aufgabe deines Bootes, speichern wir den Text, deinen Namen und den Zeitpunkt. Sichtbar ist er für alle Personen, die Zugriff auf dasselbe Boot haben. Löschst du dein Konto, werden deine Kommentare mit gelöscht. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – die gemeinsame Pflege eines Bootes ist Teil der Leistung.
• Crewdaten: siehe Abschnitt 2a
• Kündigungen: Name, E-Mail, Zeitpunkt und Inhalt einer über die Kündigungsschaltfläche erklärten Kündigung sowie die IP-Adresse. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 312k BGB – der Zugang der Kündigung muss nachweisbar sein.
• Technische Daten: Session-Cookie für die Anmeldung (kein Tracking, kein Marketing)
• Anmeldeversuche: Zum Schutz vor dem automatisierten Durchprobieren von Passwörtern speichern wir die IP-Adresse fehlgeschlagener Anmeldeversuche zusammen mit dem Zeitpunkt. Diese Einträge werden nach kurzer Zeit automatisch gelöscht. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit der Konten.
• Besuchszahlen: Wir zählen pro Tag, wie oft die Startseite und die Anwendung aufgerufen wurden und über welche Quelle (z. B. Suchmaschine, YouTube oder Direktaufruf). Gespeichert wird ausschließlich ein Zähler je Tag, Seite und Quelle – keine IP-Adresse, keine Kennung, kein Profil. Ein Rückschluss auf einzelne Personen ist damit nicht möglich.
• Nachrichten von uns an dich: Wenn wir dir persönlich schreiben – etwa um nachzufragen, ob du zurechtgekommen bist – speichern wir Betreff, Text und Zeitpunkt. So sehen wir, wem wir bereits geschrieben haben, und fragen niemanden zweimal dasselbe. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Werbung verschicken wir darüber nicht.
• Server-Protokolle: Beim Abruf der Seiten fallen beim Hosting-Anbieter technisch bedingt Zugriffsprotokolle an (u. a. IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Adresse). Sie dienen dem sicheren Betrieb und werden dort nach kurzer Zeit gelöscht.

Wir verwenden keine Analyse-Tools, keine Werbe-Cookies und kein Social-Media-Tracking. Schriftarten und alle weiteren Bestandteile der Seiten liefern wir von unserem eigenen Server aus – es werden dabei keine Daten an Dritte übertragen.

Eine Ausnahme, die du selbst auslöst: Trägst du in der Boot-Galerie einen YouTube-Link ein, holt die App das Vorschaubild dieses Videos direkt bei Google (img.youtube.com, Google Ireland Limited). Dein Browser baut dafür eine Verbindung dorthin auf und überträgt dabei technisch bedingt seine IP-Adresse an Google. Das passiert nur in der angemeldeten App und nur, solange ein solcher Link eingetragen ist – nicht auf den öffentlichen Seiten und nicht in der öffentlichen Bootsakte. Wer keine Verbindung zu Google möchte, trägt keinen YouTube-Link ein oder entfernt einen vorhandenen wieder.

Eine zweite Ausnahme, die du ebenfalls selbst auslöst – die Seekarte: Im Fahrtenbuch kann Keellog die Strecke einer Fahrt schätzen. Ist ein Hafen dabei unbekannt, kannst du seine Position von Hand eintragen oder das Fenster „Auf Karte zeigen“ öffnen. Erst wenn du dieses Fenster öffnest, holt dein Browser die Kartenbilder bei zwei Anbietern: der Grundkarte OpenStreetMap (OpenStreetMap Foundation, Vereinigtes Königreich, tile.openstreetmap.org) und der Seezeichen-Ebene OpenSeaMap (tiles.openseamap.org). Dabei werden technisch bedingt deine IP-Adresse, der Zeitpunkt und die abgerufenen Kartenausschnitte an diese Server übertragen; aus dem Kartenausschnitt lässt sich ableiten, welche Gegend du dir ansiehst. Es werden keine Namen, keine Fahrten und keine sonstigen Daten aus deinem Konto übermittelt. Schließt du das Fenster, endet der Abruf. Wer das nicht möchte, öffnet die Karte nicht und trägt die Koordinaten von Hand ein – alle Funktionen bleiben dabei vollständig nutzbar. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer brauchbaren Positionseingabe (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); der Abruf findet nur auf deine ausdrückliche Handlung hin statt.

2a. Crewdaten – Daten anderer Personen

In Keellog kannst du eine Crewliste für dein Boot führen. Dabei speicherst du Daten anderer Personen. Bitte lies diesen Abschnitt besonders aufmerksam.

Welche Daten dabei anfallen können:

• Name und Rolle an Bord (Skipper, Crew, Gast)
• Telefonnummer und E-Mail-Adresse
• Notfallkontakt (Name und Telefonnummer)
• Führerscheine und Befähigungsnachweise
• An- und Abmusterung (Zeitpunkt des Check-in und Check-out)
• Freiwillig: Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Ausweis- bzw. Passnummer – nur, wenn du eine offizielle Besatzungsliste für Hafen- oder Grenzbehörden benötigst

Wer wofür verantwortlich ist:

• Für diese Daten bist du als Nutzer verantwortlich. Du entscheidest, welche Personen du erfasst und welche Angaben du speicherst.
• Wir verarbeiten Crewdaten ausschließlich in deinem Auftrag, um dir die Funktion bereitzustellen. Wir werten sie nicht aus und geben sie nicht weiter.
• Du bist verpflichtet, die betroffenen Personen darüber zu informieren, dass du ihre Daten in Keellog speicherst, und sicherzustellen, dass du dazu berechtigt bist.
• Speichere nur Angaben, die du tatsächlich benötigst. Ausweisnummern und Geburtsdaten sind nur dann erforderlich, wenn eine Behörde eine Besatzungsliste verlangt.

Wie diese Daten geschützt sind:

• Crewdaten sind ausschließlich für dich und die Personen sichtbar, denen du Zugriff auf dein Boot gegeben hast.
• Sie werden niemals über den öffentlichen Freigabelink (Bootsakte) angezeigt – auch dann nicht, wenn du das Boot öffentlich teilst.
• Nur Eigner und Skipper dürfen Crewdaten bearbeiten und die Besatzungsliste ausgeben. Personen mit reinem Lesezugriff sehen die sensiblen Angaben nicht.
• Die Daten bleiben gespeichert, bis du sie löschst oder dein Konto löschst.

Vertrag zur Auftragsverarbeitung:

Weil wir Crewdaten in deinem Auftrag verarbeiten, sieht Art. 28 DSGVO dafür einen schriftlichen Vertrag vor. Das betrifft vor allem Vereine, Vercharterer und Segelschulen, die Daten fremder Personen erfassen. Schreib uns kurz an admin@keellog.app, dann stellen wir dir den Vertrag zur Verfügung – kostenlos.

2b. Bootsakte – wenn du selbst Daten veröffentlichst

Mit der Bootsakte kannst du einen Freigabelink erzeugen, über den Kaufinteressenten oder Makler ausgewählte Daten deines Bootes ohne Anmeldung ansehen können. Wer den Link kennt, sieht die Inhalte – er ist bewusst niedrigschwellig.

• Du entscheidest, welches Boot du freigibst und welche Bereiche sichtbar sind.
• Crewdaten werden niemals über einen Freigabelink angezeigt, auch wenn du alles andere freigibst.
• Gib den Link nur an Personen weiter, die ihn wirklich benötigen. Du kannst ihn jederzeit in den Einstellungen widerrufen; danach ist er sofort ungültig.
• Jeder Freigabelink läuft nach zwölf Monaten von selbst ab – in jedem Tarif, auch in Premium und Flotte. Danach werden über ihn keine Daten mehr ausgeliefert, auch keine freigegebenen Dokumente. Das genaue Ablaufdatum steht in den Einstellungen beim Link; einen neuen erzeugst du jederzeit selbst.
• Solange ein Link aktiv ist, können die freigegebenen Inhalte von jedem abgerufen werden, der ihn besitzt – auch von Suchmaschinen, wenn er öffentlich gepostet wird. Wir selbst tragen Freigabelinks nirgends ein und halten Suchmaschinen davon fern.

3. Zweck der Datenverarbeitung

• Bereitstellung und Betrieb der Keellog-App
• Nutzerverwaltung (Login, Passwort-Reset)
• Zahlungsabwicklung über Stripe (nur bei Premium und Bootsakte)
• E-Mails, die zum Vertrag gehören: Begrüßung, Passwort zurücksetzen, Vertragsbestätigung nach einem Kauf, Hinweis bei fehlgeschlagener Zahlung, Bestätigung einer Kündigung sowie Erinnerungen an fällige Wartungen und ablaufende Dokumente. Die Erinnerungen gehören zu den bezahlten Tarifen (Premium und Flotte) und gehen an die im Konto hinterlegte E-Mail-Adresse. Seit dem 07.09.2026 kannst du sie selbst abschalten: Einstellungen → E-Mail → „Wartungs-Erinnerungen". Die Vorgabe ist eingeschaltet. Die übrigen E-Mails gehören zum Vertrag und lassen sich nicht abwählen.
• Einladungen an Bord. Wer Eigner eines Bootes ist, kann eine andere Person per E-Mail einladen, dieses Boot mitzuführen. Dabei verarbeiten wir die von ihm angegebene E-Mail-Adresse der eingeladenen Person, um ihr den Einladungslink zu schicken. Wir speichern diese Adresse nur so lange, wie die Einladung offen ist — höchstens 14 Tage. Wird die Einladung angenommen oder zurückgenommen oder läuft sie ab, wird die Adresse gelöscht; erhalten bleibt lediglich der Vermerk, wer wen wann an Bord geholt hat. Wer eingeladen wird und nichts damit zu tun haben will, muss nichts unternehmen — die Einladung verfällt von selbst.
• Blätter verschicken. Aus der App lässt sich ein Meilennachweis per E-Mail an eine selbst eingegebene Adresse schicken. Diese Adresse wird nicht gespeichert — sie wird einmal für den Versand benutzt und ist danach weg. Festgehalten wird nur, dass ein Versand stattgefunden hat, damit die tägliche Grenze eingehalten werden kann.
• Schutz der Konten vor unbefugten Anmeldeversuchen
• Erkennen, wie viele Menschen die Seite besuchen (rein zahlenmäßig)

4. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung deiner Daten erfolgt auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung: Konto, Anmeldung, Bereitstellung der App, Zahlungsabwicklung und die dazugehörigen E-Mails
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse: Schutz vor Missbrauch (Anmeldeversuche), sicherer Betrieb der Server, anonyme Besuchszahlen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – rechtliche Verpflichtung: Nachweis des Zugangs einer Kündigung (§ 312k BGB) sowie steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten für Rechnungen
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung, soweit du uns eine erteilst; du kannst sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen

5. Datenweitergabe

Deine Daten werden nicht an Dritte verkauft. Weitergabe nur an:

• Stripe Payments Europe Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Dublin, Irland – Zahlungsabwicklung für Premium und Bootsakte (Stripe Datenschutz). Stripe kann Daten dabei auch an die US-Muttergesellschaft übermitteln; abgesichert wird das über die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Wir selbst erhalten und speichern keine vollständigen Zahlungsdaten – Kartennummern sehen wir nie.
• Strato AG, Berlin – Hosting; die Server stehen in Deutschland.

Beide Anbieter sind für uns als Auftragsverarbeiter tätig; mit beiden bestehen die dafür vorgeschriebenen Verträge.

6. Speicherdauer

Deine Daten werden gespeichert, solange dein Konto besteht. Löschst du dein Konto, werden sie aus dem laufenden Betrieb sofort entfernt und verschwinden innerhalb von 30 Tagen auch aus den Sicherungskopien.

Davon ausgenommen sind Unterlagen, die wir gesetzlich aufbewahren müssen:

• Rechnungen und Zahlungsbelege – zehn Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB). Sie werden ausschließlich zu diesem Zweck aufbewahrt und nicht weiter genutzt.
• Kündigungserklärungen – bis zum Ablauf möglicher Ansprüche, damit der Zugang der Kündigung nachweisbar bleibt (§ 312k BGB).

Crewdaten und Bootsdaten fallen nicht darunter – sie werden vollständig gelöscht.

7. Deine Rechte

Du hast folgende Rechte bezüglich deiner personenbezogenen Daten:

• Auskunft – Welche Daten wir über dich speichern
• Berichtigung – Korrektur falscher Daten
• Löschung – Konto und alle Daten jederzeit löschbar (direkt in der App unter Einstellungen)
• Datenübertragbarkeit – Export aller Daten als JSON (in der App unter Einstellungen → Export)
• Widerspruch – Verarbeitung jederzeit widerrufbar

Zur Ausübung deiner Rechte kontaktiere uns unter: admin@keellog.app

8. Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Session-Cookies für die Anmeldung. Diese Cookies sind nicht trackingbasiert und erfordern keine gesonderte Einwilligung gemäß § 25 Abs. 2 TDDDG.

9. Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist – weil das Unternehmen seinen Sitz in Sachsen hat – die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte, Devrientstraße 5, 01067 Dresden.

Du kannst dich auch an die Aufsichtsbehörde deines eigenen Bundeslandes wenden.